1. Rakenna kiireellisyyden tunne

ERP-projektin onnistuminen alkaa selkeästä perustelusta sille, miksi järjestelmien muuttaminen ja kehittäminen on kriittistä tehdä juuri nyt. Ilman kiireellisyyden tunnetta organisaatiossa ei synny sitoutumista tai halua muuttua.

Esimerkkejä käytännöstä:

• Vanha ERP koostuu useasta erillisestä järjestelmästä, jotka eivät keskustele keskenään -> tiedonhaku on hidasta ja virhealtista.
• Talous raportoi kuukausitulokset viiveellä, koska tiedot kerätään manuaalisesti eri lähteistä.
• Toisin kuin me, kilpailijamme hyödyntävät reaaliaikaista analytiikkaa ja koneoppimista tuotannonsuunnittelussaan

Toimenpiteet:

• Järjestä esitys koko henkilöstölle: näytä vanhan järjestelmän haasteet ja mahdolliset siitä seuranneet ongelmat.
• Laske kustannuksia virheistä, tuottavuuden menetyksistä ja käyttämättä jääneistä mahdollisuuksista.

2. Rakenna ohjausryhmä

Onnistunut muutosprojekti vaatii aina vahvan ja moniammatillisen tiimin, jolla on uskottavuutta ja vaikutusvaltaa.

Esimerkkejä käytännöstä:

• Projekti ei ole vain IT:n vastuulla – mukaan tarvitaan tuotannon, talouden, myynnin ja johdon edustajia.
• Mukaan otetaan avainkäyttäjiä, jotka tuntevat yrityksen päivittäiset prosessit ja voivat toimia sisäisinä muutoslähettiläinä.

Toimenpiteet:

• Nimeä erillinen projektiryhmä, jolla on selkeä mandaatti tehdä päätöksiä.
• Varmista, että mukana on myös epäilijöitä koska heidät voitetaan myös mukaan oikealla tavalla. Tämä on tärkeää että kaikki saadaan uskomaan muutokseen.

3. Muotoile visio ja strategia

Visio kiteyttää, mihin suuntaan ollaan menossa ja miksi. Strategia kertoo, miten sinne päästään.

Visioesimerkki voisi olla esim:

”Uusi ERP-järjestelmä yhdistää kaiken datan yhteen näkymään, automatisoi rutiinit ja vapauttaa ihmisiltä aikaa tuottavampaan työhön.”

Strategiaesimerkki:

• Käyttöönotto vaiheittain: ensin varastonhallinta ja tuotanto, sitten myynti ja talous.
• Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin REST-API -rajapintojen kautta.
• Koulutukset toteutetaan roolikohtaisesti ja jatkuvasti päivittyvin materiaalein.

4. Sitouta muutoksen visiolla

Vision viestinnän tulee olla jatkuvaa. Se että siitä kerrotaan alkuvaiheessa ei ole kestävää, vaan siitä on hyvä pitää jatkuvana päivitettyä viestintää.

Esimerkkejä viestintäkanavista ja -tavoista:

• Työpajat eri yksiköille, joissa käydään läpi ERP:n vaikutukset juuri heidän työhönsä.
• Intranetin (esim. Teams kanava/Slack) “ERP-päiväkirja”, jossa kerrotaan etenemisestä, haasteista ja onnistumisista.
• Videoesitys tai vastaava toimitusjohtajalta tietyin väliajoin, aiheena esim: ”Miksi tämä muutos tehdään ja miten se liittyy strategiaan?”

5. Mahdollista laaja toiminta

Pyri poistamaan kaikki sellaiset esteet, jotka haittaavat etenemistä. Anna ihmisille valtuudet ja välineet toimia uudessa mallissa.

Esimerkkejä esteistä ja ratkaisuista:

• Este: Käyttäjät eivät saa riittävästi koulutusta. Ratkaisu: Järjestä hands-on-koulutuksia ja roolikohtaisia testikäyttöjä.
• Este: Organisaatiossa pelätään virheitä uudessa järjestelmässä. Ratkaisu: Ota käyttöön sandbox-ympäristö, jossa voi harjoitella turvallisesti.
• Este: Jotkut kokevat uuden järjestelmän uhkana omalle asemalleen. Ratkaisu: Osallista heidät suunnitteluun ja anna mahdollisuus vaikuttaa.

6. Saavuta lyhyen aikavälin voittoja

Nopeat onnistumiset rakentavat luottamusta. Muutos vie aikaa, joten lyhyen ajan onnistumiset ovat erittäin tärkeitä tuoda isosti esiin.

Esimerkkejä:

• Tavoite: Uuden varastonhallintamoduulin käyttöönotto 3 kuukaudessa. Tulos: Inventointiaika puolittui, virheet vähenivät 60 %. Toimenpide: Julkaise sisäinen case-artikkeli ja palkitse tiimi tai muuta vastaavaa.
• Tavoite: Helpottaa myyjien arkea CRM-integraatiolla. Tulos: Myyjät säästävät 2 tuntia viikossa kirjauksissaan ja pystyvät olemaan enemmän asiakkaiden kanssa yhteyksissä.

Näitä pieniä voittoja kannattaa käyttää perusteluina koko organisaatiolle.

7. Ylläpidä ja laajenna

Pientenkin menestysten jälkeen on usein liian helppoa hidastaa vauhtia. Hidastamisen sijasta vahvista muutosta entisestään!

Toimenpiteitä:

• Laajenna käyttöönottoa seuraaviin toimintoihin, esim. huollon hallintaan tai kunnossapitoon.
• Jatka erilaisia workshoppeja ja kerää palautetta henkilöstöltä ja luo uusia kehityspolkuja.
• Hyödynnä onnistuneet käyttöönotot referensseinä sisäisesti.

Esimerkki: “Tuotannon käyttöönotto sujui mallikkaasti – nyt otetaan käyttöön kunnossapitotyökalut samalla toimintamallilla.”

8. Vakiinnuta muutos kulttuuriin

Varmista, että uusi toimintamallit eivät katoa, kun muutosprojekti päättyy.

Toimenpiteitä:

• Uusi ERP-järjestelmä otetaan mukaan avainmittareihin (esim. raportointi, läpimenoajat, toimitusvarmuus).
• Uudet työntekijät perehdytetään suoraan uuteen järjestelmään – vanhasta ei enää puhuta mitään.
• Johto käyttää uutta järjestelmää esimerkillisesti (esimerkillä johtaminen)

Käytä esimerkkinä arvoja ja tavoitteita:

”Meillä data kulkee reaaliajassa ja läpinäkyvästi. Tämä on osa meidän toimintakulttuuria ja kilpailuetua.”

Omia kokemuksia mallista

Tämä on hyödyllinen artikkeli joka auttaa varmasti yritystä kuin yritystä järjestelmämuutoksessaan. Itse olen hyödyntänyt tätä Kotterin mallia myös omassa muutoksessamme onnistuneesti. Muistakaa että kaikki muutos lähtee hyvästä johtamisesta!